Personuppgiftspolicy, Varbergs Fotoklubb
För att säkerställa att våra medlemmars personuppgifer hanteras i enlighet med gällande lagstiftning har Varbergs Fotoklubb tagit fram en personuppgiftspolicy utifrån Dataskyddsförordningen (GDPR).
Syfte
Syftet med policyn är att du som registrerad medlem ska få klar och tydlig information om hur Varbergs fotoklubb behandlar och använder dina uppgifter samt vilka andra som får ta del av dem och under vilka förutsättningar.
Dina rättigheter
Som medlem har du rätt att få tillgång till de personuppgifter som vi hanterar om dig och att få felaktiga uppgifter rättade. Du har även rätt att få dina uppgifter raderade men då kan du inte längre ta del av medlemsutskick och liknande.
För mer specifik information om vad reglerna innebär och vilka rättigheter du har hänvisar vi till Datainspektionen https://www.datainspektionen.se/vagledningar/
Eventuella klagomål på vår policy kan skickas till Datainspektionen.
Personuppgiftsansvarig är klubbens styrelse.
Vilka uppgifter samlas in och hur?
Uppgifter i form av för- och efternamn, födelsedatum, bostadsadress, telefonnummer och e- postadress samlas in i samband med att man blir medlem i klubben och sammanställs i ett medlemsregister.
Uppgifter kopplade till inbetalda medlemsavgifter (lagras på privat dator).
Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är det samtycke du lämnar i samband med att du gör en intresseanmälan om medlemskap på vår hemsida.
Vad används uppgifterna till och hur och hur länge sparas de?
Uppgiferna i medlemsrgistret används för att göra e-postutskick om våra aktiviteter och för att möjliggöra nödvändig administration, uppföljning och kontakt.
Vi för också statistik över hur många nya medlemmar som tillkommer och hur många som slutar.
Medlemsregister och övriga uppgifter med koppling till medlemskap sparas i dropbox, endast tillgängligt för styrelsen.
Resultat från tävlingar och liknande sparas i klubbens arkiv. Övriga regisitrerade uppgifter sparas så långe du är medlem, därefter raderas de.
Mailkonversation mellan styrelsen och medlemmar som innehåller personuppgifter raderas då de inte längre behövs.
Vilka andra får tillgång till personuppgifterna?
I samband med tävlingar publicerar vi placerade bilder med tillhörande uppgifter (namn på fotograf) samt resultatlistor öppet på klubbens hemsida.
Personuppgifter kan även komma att delas med Riksförbundet Svensk Fotografi, Västsvenska Fotoklubbar samt andra fotoklubbar och övriga organisationen som klubben samverkar med (t. ex. Varbergs kommun) vid t. ex. tävlingar och utställningar.
Våra revisorer tar del av vissa uppgifter i samband med att verksamhetsunderlag granskas inför årsbokslut.
Utskick av information till flera medlemmar skickas som hemlig kopia.